Оформление отпуска: порядок оформления, пример расчета отпускных. Какие документы нужно оформить при предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска

Как известно, сроки ухода работников в ежегодные отпуска определяются Графиком отпусков. Но далеко не всегда он соблюдается. В таких ситуациях у бухгалтера, который оформляет и рассчитывает отпуска, возникают дополнительные проблемы. Сегодня мы расскажем о том, как их решить.

Ситуация первая: в отпуск внезапно

Начнем с ситуации, которая случается не часто, но когда возникает, то способна потрепать нервы и руководителю, и бухгалтеру. Речь идет о случаях, когда сотрудник сначала не выходит на работу, а потом просит оформить свое отсутствие как оплачиваемый отпуск. Работодатель, соглашаясь с таким подходом, должен учитывать, что в этой ситуации юридически безупречно оформить отношения не получится*.

Дело усугубляется еще и тем, что работодатель должен принять решение о том, считать ли данное отсутствие отпуском сразу же - ведь надо заполнять . Поэтому, конечно, идеальный вариант, если уж решено пойти работнику навстречу, - это получить от него заявление на отпуск в тот же день. Пусть это будет не оригинал заявления, а копия, присланная по факсу, или отсканированная и переданная по электронной почте. Даже такой документ лучше, чем ничего.

На основании такого заявления сотрудника, руководитель организации должен в тот же день издать приказ о предоставлении отпуска. Одновременно нужно будет издать приказ о внесении изменений в График отпусков, а также поручить бухгалтерии в тот же день провести расчет отпускных и начислить их работнику. При этом, если расчеты с работником происходят путем перечисления причитающихся ему сумм на банковский (карточный) счет, то в этот же день нужно и перечислить сумму отпускных. А если нет - работника нужно в этот же день уведомить о возможности получить отпускные.

Однако, как мы уже сказали, юридически безупречного варианта оформления в данном случае нет. Поэтому предложенный выше «идеальный вариант» тоже содержит «червоточинку». Формально, в этом случае работодатель нарушает правила статьи 136 ТК РФ о том, что оплата отпуска должна быть произведена не позднее, чем за три дня до его начала. А также правила статьи 123 ТК РФ о том, что о дате наступления отпуска работник должен быть предупрежден под подпись за две недели до его начала.

Проще говоря, «в случае чего» у трудинспектора будет к чему придраться. Поэтому, чтобы уменьшить возможные риски, нужно, чтобы сотрудник в заявлении на отпуск указал причину (уважительную), по которой ему так срочно и внезапно потребовался отпуск. Ну и конечно, такое заявление должно быть. Без него шанс получить штраф возрастает в разы.

Ситуация вторая: отпуск для нового сотрудника

Следующая ситуация попроще, но тоже способна поставить в тупик учетных работников, еще не поднаторевших в кадровых вопросах. Занимаясь кадровым учетом, бухгалтеры, как правило, знают о том, что по закону отпуск предоставляется на основании Графика отпусков. И составляется этот график в конце года (точнее - не позднее, чем за две недели до конца года).

Однако в начале года многие организации начинают новые бизнесы, проекты, открывают новые филиалы, подразделения, направления и т.п. В итоге - расширяется штат, набираются новые сотрудники. Понятно, что если человек пришел в компанию, например, в январе, то в Графике отпусков он не учтен (ведь График составляли еще в декабре). Но уже через шесть месяцев этот человек может претендовать на отпуск. И, вполне возможно, что он захочет эту возможность реализовать. Как же быть?

На самом деле, все решается достаточно просто. Как только у вновь принятого сотрудника появляется право на получение отпуска (обычно, это случается через шесть месяцев работы), его надо внести в График отпусков. Сделать это можно двумя способами: дополнить существующий График или утвердив его в новой редакции. Естественно, что вносить изменения в График отпусков нужно только в том случае, если сотрудник реально планирует брать отпуск в текущем году. Если же отдыхать он не будет, то он попадет в График отпусков уже на следующий год и никакого нарушения тут не будет.

Ситуация третья: отпуск не по графику

Рассмотрим схожую ситуацию. При составлении Графика отпусков сотрудник указал в качестве желаемой одну дату, а реально хочет отдохнуть в другое время. Нужно учитывать, что в данном случае у работодателя нет обязанности выполнять пожелание сотрудника. Ведь График отпусков - это документ, обязательный не только для работодателя, но и для работника (ст. 123 ТК РФ). Однако если решено пойти навстречу сотруднику, то придется оформлять изменение Графика отпусков. Делается это приказом или распоряжением руководителя на основании письменного заявления сотрудника.

Обратите внимание, что провести все эти изменения надо не менее чем за две недели до даты планируемого отпуска. Иначе работодатель окажется нарушителем требования статьи 123 ТК РФ о том, что о дате наступления отпуска работник должен быть предупрежден под подпись за две недели до его начала.

Ситуация четвертая: отпуск на один день

Идем дальше. Во многих компаниях сотрудники не имеют возможности использовать весь отпуск целиком и сразу. Но так как отдыхать все же надо, отпуск «выбирается» небольшими частями, иногда даже по одному дню. У бухгалтерии, естественно, возникает вопрос оформления таких «миниотпусков».

Первое, что нужно учитывать в этой связи - законодательство действительно разрешает работнику «дробить» отпуск. Но лишь при выполнении двух условий: работодатель согласен на деление отпуска, и одна из частей отпуска составляет не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Вводя эту норму, законодатель предполагал, что «дробление» отпуска будет плановым и найдет свое отражение в Графике отпусков еще при его составлении. Подтверждением тому - отсутствие каких-либо особенностей заполнения Графика отпусков в случае предоставления отпуска по частям. А значит, грамотное оформление «миниотпусков» будет зависеть от того, когда возникла подобная идея.

Если эти «миниотпуска» запланированы сотрудником заранее и включены в График отпусков, то они оформляются также как обычный отпуск: предупреждение за две недели, выплата отпускных за три дня, приказ о предоставлении отпуска. Если же речь идет о внеплановых, то есть не включенных в График, «миниотпусках», то нужно установить правило: работник предупреждает работодателя о таких «миниотпусках» не менее чем за две недели. В таком случае работодатель успеет внести изменения в График отпусков и своевременно предупредить сотрудника об отпуске.

Ситуация пятая: с больничного в отпуск

И наконец, рассмотрим такую ситуацию: за несколько дней до планового отпуска сотрудник заболевает. Как быть? Ответ на этот вопрос зависит от того, когда именно заболел сотрудник. Если это произошло до того, как вы предупредили его об отпуске, то есть больше чем за две недели до планируемой даты отпуска, то данный вопрос нужно решать совместно с работником. Если, несмотря на болезнь, он не хочет изменять время отпуска, то процедура остается без изменений - уведомление о дате отпуска, выплата отпускных, приказ об отпуске. При этом сам ежегодный отдых будет продлен на те дни больничного, которые придутся на время отпуска (ст. 124 ТК РФ). Если же работник говорит, что в связи с болезнью отпуск хотелось бы перенести, и работодатель не возражает, то, с учетом пожеланий работника, определяем новую дату отпуска и вносим соответствующие изменения в График.

Иначе поступаем в тех случаях, когда сотрудник заболел после того, как его предупредили об отпуске или даже после получения отпускных. Тут работодатель имеет право вообще не предпринимать никаких действий - отпуск автоматически продлится на время больничного. Никаких поправок в График отпусков вносить не требуется.

Не осложнит ситуацию и тот факт, что сотрудник заболел, не успев подать заявление об отпуске. Дело в том, что по Трудовому кодексу такое заявление можно и не составлять. Мы уже упоминали, что отпуск предоставляется на основании Графика отпусков, который является обязательным как для работника, так и для работодателя (ст. 123 ТК РФ). Так что приказ о предоставлении отпуска составляется на основании Графика отпусков и никакое заявление тут не нужно.

В то же время, если сотрудник просит перенести ему отпуск в связи с болезнью, то работодатель вправе (но не обязан!) пойти ему на встречу (ст. 124 ТК РФ). Соответственно, в этом случае определяется новая дата отпуска и вносятся изменения в График.

* В данном случае мы не рассматриваем вариант оформления всех документов по отпуску «задним числом». На первый взгляд, это идеальный вариант. Однако надо учитывать, что подписание таких документов - дело доброй воли не только работодателя, но и работника. А значит, всегда есть риск, что он пойдет на попятную и документы не подпишет. Кроме того, органично встроить в документооборот несколько документов задним числом - дело не из легких.

К аждый вид отпуска требует оформления своего пакета документов, и отпускные полагаются не всегда. В Схеме 1 предложен один из вариантов классификации отпусков. Как видите, ежегодный оплачиваемый отпуск - это не единственный вариант (более того, он включает в себя несколько подвидов отпусков). Вот об оформлении такого ежегодного оплачиваемого отпуска мы и будем говорить далее в статье.

Состав оформляемых документов будет зависеть еще от одного фактора. Если отпуск сотрудника запланирован в графике отпусков на данный год, то у нас будет один алгоритм действий. Если же человек пришел в организацию недавно, т.е. работает первый год, то основанием (и первым документом) для оформления его ежегодного оплачиваемого отпуска будет заявление с просьбой предоставить отпуск. Наглядно эти 2 ситуации показаны в Схеме 2.

Схема 2

Комплект документов для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска

Свернуть Показать

Раньше для оформления отпуска использовали унифицированные формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Сейчас они потеряли свой обязательный статус. На практике этими формами продолжают пользоваться, утвердив их же (возможно, с минимальными доработками) своим приказом и заменив в «шапке» данные утвердившего документа: раньше там было постановление Госкомстата, а теперь красуется приказ вашего руководителя. Поэтому для лучшего понимания того, какой документ участвует в оформлении отпуска, в Схему 2 мы включили ссылки на номера уже «отмененных» унифицированных форм. Те документы, для которых номер формы не указан, и раньше, и сейчас составляются в произвольной форме (пока организация не регламентировала для себя этот процесс).

Итак, при оформлении очередного отпуска необходимо четко различать ситуации, когда он предоставляется по графику отпусков, а когда - по согласованию между работником и администрацией организации (за 1-й год работы в организации или в случае переноса отпуска и т.п.).

Отпуск по графику

График отпусков - это особый документ. С одной стороны, он, конечно, согласуется с профсоюзными органами, а с другой стороны, далеко не все организации могут похвастаться сильными профсоюзными комитетами. Поэтому в большинстве случаев график отпусков - это по сути распорядительный документ администрации организации. График отпусков должен утверждаться ежегодно не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. При планировании в нем отпусков сотрудников собирают их пожелания. Но в график они попадают далеко не всегда в первозданном виде, например, уйти всем дружно в отпуск в июле и августе (наиболее востребованные месяцы) все равно не получится. Ведь кто-то же должен поддерживать работоспособность организации.

На наш взгляд, фиксируя порядок и срок принятия данного документа, законодатель подразумевал, что изменения в уже утвержденном графике возможны только по согласию между сторонами (работником и работодателем). К сожалению, на практике администрация организации далеко не всегда придерживается этого ограничения; более того, есть случаи, когда суды поддерживают право работодателя на одностороннее изменение графика отпусков уже «по ходу отпускного сезона»:

Пример 1 (из судебной практики)

Свернуть Показать

Н. обратилась в суд с иском к ОАО «ВНИИСТ» о признании приказа о предоставлении отпуска и приказа о внесении изменений в график отпусков недействительными.

Рассматривая дело, суд установил, что график отпусков был утвержден вовремя, как того требует ст. 123 ТК РФ - за 2 недели до наступления года. Позже ОАО издало приказ о переносе отпуска Н., но истица с переносом отпуска не согласилась, что отразила на приказе при ознакомлении с ним. Несмотря на это работодатель все-таки издал следующий приказ, о предоставлении Н. отпуска в удобное ему время.

Суд встал на сторону работодателя, объяснив это тем, что процедура оформления графика отпусков ответчиком была соблюдена и о времени начала отпуска Н. была извещена за 2 недели до начала отпуска.

Так сначала решил суд первой инстанции, а потом и последующие (см. определение Московского городского суда от 08.08.2011 по делу № 33-24592).

Подобный подход к графику отпусков, на наш взгляд, серьезно извращает положения ст. 123 ТК РФ об обязательности документа для обеих сторон. Фактически суд констатировал, что работодатель вправе вносить односторонние изменения, с единственным ограничением - изменения должны вноситься не позднее, чем за 2 недели до предоставления отпуска (это срок уведомления работника о предоставлении ему ежегодного отпуска). Вместе с тем такой подход суда показывает работодателю важность надлежащего оформления документов при предоставлении отпуска «по графику».

Утвержденный график отпусков - это план, по которому работники отправляются «на отдых». См. Пример 2. Обратите внимание: графа 6 с запланированным периодом отпуска заполняется сразу, а вот графа 7 заполняется только в отношении состоявшихся отпусков, ведь пока работник не отгулял свой отпуск, он еще может быть продлен или перенесен, поэтому у предстоящих отпусков графа 7 пустая.

О начале запланированного графиком отпуска работник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за 2 недели. Название уведомляющего документа в данном случае не имеет особого значения. Наиболее излюбленные названия: уведомление, извещение, памятная записка, информационное письмо. Правовые последствия определяются не названием документа, а его содержанием. Минимальный состав сведений показан в первом разделе этого документа в Примере 3 (до верхней пунктирной линии); правда, мы сюда добавили еще сведения о конце отпуска и дате выхода на работу, чтобы сотруднику не приходилось высчитывать это самостоятельно (дабы уменьшить вероятность его ошибки). Данный документ можно дополнить еще двумя разделами, которые позволят выявить и сразу документировать инициативу переноса отпуска, если в этом появится необходимость накануне:

во 2-м разделе документа можно отразить инициативу работника и согласовать перенос отпуска с его непосредственным руководителем;
в 3-м разделе - инициативу руководства и согласовать ее с работником.

Объяснение правил расчета продолжительности отпуска вы найдете в статье «Ежегодный оплачиваемый отпуск: когда и сколько гуляем »

С целью упрощения делопроизводства в организациях от такого извещения достаточно часто отказываются. О предстоящем отпуске работник уведомляется путем предъявления ему «отпускного» приказа, который он и визирует. Тогда издать такой приказ и ознакомить работника под подпись с ним нужно успеть все за те же 2 недели до начала его отпуска. Однако в этом варианте есть свои минусы. Наиболее ярко они видны в крупных фирмах, где приказы о предоставлении отпуска являются «комплексными», а не индивидуальными документами (форма Т-6а, а не Т-6), то есть делаются сразу на несколько человек. Если в приказе много отпускников, то сложнее все отследить и вовремя уведомить каждого. Хотя подчеркнем, что данный способ документирования уместен.

В некоторых организациях идут еще дальше - ознакамливают работников с графиком отпусков. Проверяющие относятся к такому уведомлению по-разному: если ознакомление состоялось вскоре после утверждения графика, т.е. задолго до отпуска, то работник может успеть об этом забыть, поэтому такое ознакомление сложно считать извещением о начале отпуска, предусмотренным ст. 123 ТК РФ.

Пример 3

Извещение о начале отпуска

Свернуть Показать

Следующим в череде документов является (см. Схему 2 и Пример 4). До 1 января 2013 года мы должны были использовать в работе унифицированные формы приказов (Т-6 и Т-6а), утвержденные Госкомстатом. Но после изменения законодательства о бухучете мы должны использовать формы документов, утвержденные руководителем организации. Вместе с тем, чтобы не изобретать велосипед, мы рекомендуем использовать «старые», проверенные временем формы документов, внося в них, если это необходимо вашей организации, коррективы. Например, можно увеличить количество граф по видам отпусков, отразив в форме приказа те, что наиболее часто предоставляются сотрудникам организации (в Примере 4 такие корректировки унифицированной формы выделены оранжевой заливкой).

Пример 4

Приказ о предоставлении отпуска работнику

Свернуть Показать

Если у вас большая организация, то для использования приказа о предоставлении отпуска работникам (раньше это была форма Т-6а) ее тоже нужно не забыть утвердить.

Такие документы (см. Схему 2), как записка-расчет о предоставлении отпуска, личная карточка работника и лицевой счет , как правило, ведут кадровая служба и бухгалтерия, поэтому на них мы не будем долго останавливаться.

После возвращения сотрудника из отпуска даты его фактического отдыха отражаются в графе 7 графика отпусков (Пример 2), а в процессе отсутствия работника соответствующие отметки проставляются в табеле учета рабочего времени . В следующем номере мы будем подробно рассматривать ситуации отзыва из отпуска, его переноса и др., тогда-то и объясним тонкости заполнения этих двух последних документов.

Отпуск «по соглашению сторон»

Если в графике отпуск конкретного работника (например, когда он первый год работает в этой организации и данный документ был составлен до его трудоустройства в эту организацию - см. Схему 2), то необходим иной документ, однозначно фиксирующий волю как работника, так и работодателя. Таковым является заявление работника о предоставлении отпуска .

Образец заявления о предоставлении отпуска и комментарии относительно его реквизитов и текста смотрите в статье «Ежегодный оплачиваемый отпуск: когда и сколько гуляем? »

Наличие на заявлении визы согласования с непосредственным руководителем работника, желающего уйти в отпуск, не является обязательным с точки зрения законодателя. Но с позиции здравого смысла это необходимо: тогда перед принятием решения руководитель организации будет видеть не только желание работника, но и оценку возможности его отсутствия руководителем среднего звена, в зону управления которого входит участок работы желающего уйти в отпуск. При этом виза непосредственного руководителя по сути одновременно означает, что он берет на себя ответственность за согласованность таких моментов, как изменение графика работы или сменности, перераспределение обязанностей.

и когда отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков,
и когда это делается на основании положительной резолюции руководителя на заявлении работника.

Пример 5

Приказ о внесении изменений в график отпусков

Свернуть Показать

Если приказ используется в том числе для уведомления работника об очередном отпуске, то он должен быть составлен так, чтобы ознакомить с ним работника можно было не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. В противном случае приказ издается исходя из необходимости в предоставлении бухгалтерии организации времени, чтобы успеть произвести расчет и выдать отпускные работнику. Оплата отпуска должна быть совершена не позднее чем за 3 дня до его начала.

Состав последующих документов (см. Схему 2) для двух алгоритмов предоставления отпуска тоже един.

Отметим только одну особенность. При оформлении отпуска на основании заявления работника в большинстве организаций забывают вносить соответствующие изменения в сам график отпусков . Во многом это демонстрирует сложившуюся практику отношения к данному документу как обязательному, но не обязывающему. При этом часто упускается из виду, что отпуск одного сотрудника обычно тесно связан с отпусками других и нарушение графика в одном пункте может повлечь необходимость его изменения еще по целому ряду моментов. В результате достаточно часто возникают конфликты как между работниками и администрацией, так и у работников друг с другом. Чтобы минимизировать последствия подобных конфликтов, необходимо максимально скрупулезно документировать все изменения, возникающие при предоставлении отпусков. Образец приказа о внесении изменений в график отпусков показан ниже в Примере 5.

Обратите внимание: в Примере 5 приказ не только отражает изменение даты предоставления отпуска начальнику отдела, но и сдвигает при этом отпуск его заместителя, у которого, на наш взгляд, указывается «предполагаемая дата» его отпуска. Так всегда происходит с отпусками «смежных работников». Ведь в день издания данного приказа мы можем только предполагать, с какого числа Бугульмиеву реально будет предоставлен отпуск. Действительно, эта новая дата ему может быть неудобной, другие работники данного подразделения могут заболеть, тогда опять возникнет необходимость смещения его отпуска и т.д.

Итак, перенос отпуска может быть вызван не только желанием работника, но и производственной необходимостью, кроме того, изменения в график отпусков придется вносить и в том случае, если имели место продление или перенос очередного отпуска сотрудников либо их отзыв из очередного отпуска по производственной необходимости.

Сноски

Свернуть Показать

Статья 114 разрешает работнику отправиться в ежегодный отпуск, сохранив при этом за ним должность и средний заработок .

Как правильно оформить отпуск? Какие документы нужны для оформления? Чтобы оформить ежегодный оплачиваемый отпуск, необходимо подготовить определенный набор документов.

К ним относятся:

График.
Уведомление
Заявление.
Приказ.
Записка-расчёт.

Разберем подробней по очереди каждый из документов.

График

Документальное оформление отпусков начинается с графика отпусков.

Понятие графика отпусков можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса . Согласно ТК график должен быть составлен и утвержден в любой компании. Документ составляют ежегодно за 14 дней до наступления календарного года .

Наличие графика на предприятии является обязательным требованием, трудовая инспекция при осуществлении проверки будет расценивать отсутствие данного документа как нарушение.

Составлять график следует, учитывая три фактора. Первый – пожелания сотрудников. Кадровик или начальник отдела должен провести опрос, выяснить, когда тому или иному работнику предпочтительней всего будет отправиться в отпуск .

Данные сводятся в таблицу. Второй – положения Трудового Кодекса. Нельзя нарушать основные права сотрудников . Например, на некоторых вредных производствах положен более продолжительный отдых.

Помимо этого, существуют группы лиц, которым положены привилегии и первоочередность при составлении графика.

К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, беременные женщины, почетные доноры.

Не учитывать столь важные моменты – несомненное нарушение трудовых прав.

Последнее, на что опираются при составлении графика – потребности предприятия . Как правильно заполнить и утвердить график .

Как оформить отпуск не по графику отпусков? Конечно же, было бы замечательно иметь возможность отправиться на отдых когда угодно, но это не всегда возможно, так как рабочий процесс нельзя останавливать.

HR-отдел должен провести всесторонний анализ на основе нужд компании. На основе трёх источников информации формируется график отпусков на предстоящий год.

График оформляется по форме T-7 . Форма была утверждена Постановлением Госкомстата в 2004 году. В первой графе указывают название отдела. Затем указывают должность сотрудника, его ФИО, табельный номер, суммарное количество дней, а также запланированную дату выхода на отдых.

Документ должен подписать начальник кадрового отдела и руководитель предприятия . На процесс составления согласно ТК могут оказывать влияние профсоюзные организации. Профсоюз может высказать несогласие, после этого начинается поиск компромисса. Если решить проблему не получается, то следует обращаться в трудовую инспекцию.

Форма Т-7 достаточно гибкая . Если возникла потребность перенести отпуск, то есть внести изменения в график, кадровику следует заполнить пункт 8 и 9 бланка. Они предусмотрены именно на этот случай. Помимо этого, для оформления отдыха не по графику потребуется заявление сотрудника и письменное согласие начальника.

Уведомление

Работник должен быть извещен об отпуске с помощью специального документа.

– важный и обязательный документ.

Он официально информирует сотрудника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска.

Понятие уведомления можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса .

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 14 дней до начала отдыха .

Но если отпуск уже был оформлен на основании собственного заявления сотрудника, то уведомление не является обязательным.

В ином случае извещение производится письменно и персонально. Отсутствие уведомления может послужить веским основанием для отказа от отпуска в неподходящее для работника время . При отказе от ознакомления следует составлять специальный акт.

Стандартной формы для уведомления не предусмотрено. Но в нем должно быть указано название документа, дата составления, текст уведомления, должность и ФИО работника, день вручения. Текст уведомления передает основную мысль.

Приведем пример:

На основании положений Трудового Кодекса и локальных актов предприятия информируем Вас о предоставлении оплачиваемого ежегодного отпуска в период с «10» августа 2016 года по «25» августа 2016 года.

Факт получения уведомления подтвердите собственноручной подписью.

Заявление

Следует писать не менее чем за четыре дня до начала отдыха . Срок не установлен законодательно, но бухгалтерия как правило начинает начислять отпускные за три дня до начала отпускного периода, поэтому трехдневный срок логически обоснован.

Помимо этого, в локальных актах компании сроки подачи заявления могут быть установлены более точно и конкретно. В некоторых, крайних случаях при согласовании с начальством и бухгалтерией подать заявление теоретически возможно за один день.

Документ составляется в произвольной форме, главное передать смысл и указать основные данные (например, ФИО, дату, название организации, время начала и окончания отпускного периода).

Обратите внимание, что существует несколько разных видов отпусков.

Если оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск, то это должно быть отражено в тексте и названии документа.

Приведем приблизительный текст заявления:

Генеральному директору ООО «Строймонтаж» И.И. Иванову от П.В. Петрова, старшего монтажника.

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск сроком 28 календарных дней с «10» августа 2016 года по «28» августа 2016 года.

Приказ

Чтобы оформить отпускной период сотруднику также необходимо издать приказ. , для одновременного оформления нескольких работников используют другой вариант формы – Т-6а.

В документе указывается номер, дата составления, табельный номер, наименование типа отпуска. Приказ является обязательным, даже при наличии составленного графика . Форма подписывается руководителем компании и начальником кадрового отдела.

Записка-расчёт

Данный документ позволяет произвести расчёт выплат, причитающихся в отпускной период работнику .

Форма представляет собой двухсторонний бланк.

На первой стороне указывают основные данные об отпуске (даты, начало и окончание отдыха).

На второй стороне производятся бухгалтерские расчёты для положенных выплат.

Форма Т-60 также является обязательным документом. Для её заполнения будет необходимо вычислить средний заработок сотрудника.

Заключение

На график отпусков оказывают влияние три фактора – потребности предприятия, пожелания сотрудников и положения Трудового Кодекса. Начало отдыха фиксируется двумя способами – с помощью заявления сотрудника либо с помощью уведомления начальства .

Оба варианта должны быть составлены письменно, с датами и подписями. Если работник отказывается подписывать уведомление, то следует составить специальный акт.

Каждый начальник рано или поздно сталкивается с оформлением отпуска: важно грамотно рассчитать и оформить его, а главное – произвести это легально и квалифицированно.

Как оформить отпуск: основные виды отпуска на предприятии

Все сотрудники вправе каждый год получать финансируемый отпуск, который следует оформить с соблюдением правовых норм. Отпуск представляет собой период, в течение которого работник освобождается от выполнения должностных обязанностей и волен обращаться со своим временем как ему угодно. Как же оформить работнику время отпуска?

Существует несколько видов отпусков:

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Финансируемый ежегодный базовый отпуск оформить необходимо всем типам сотрудников. По условиям ст. 115 Трудового кодекса России он длится 28 календарных дней.

Правовые нормы, регулирующие трудовую деятельность, отмечают ряд категорий работников , для которых длительность отпуска насчитывает больше 28 дней календаря:

люди с ограниченными возможностями – минимум 30 дней;
пожилые трудящиеся, которые проживают в стационарных заведениях социального обслуживания и работают, заключив трудовое соглашение, – 30 календарных дней;
сотрудники, подписавшие трудовой договор, предусматривающий работу на протяжение менее двух месяцев (ст. 291 ТК РФ), либо привлеченные к сезонной деятельности (ст. 295 ТК РФ), – 2 рабочих дня за каждый месяц труда;
несовершеннолетние трудящиеся – 31 день календаря (статья 267 Трудового кодекса России);
педагогические сотрудники – от 42 до 56 календарных дней.

Финансируемые ежегодные дополнительные отпуска положены трудящимся, связанным с деятельностью, отягченной рискованными и/или вредными условиями. Кроме этого, полагается он и тем работникам, чей труд носит особенный характер, чей режим не нормирован. Дополнительный отпуск положен лицам, осуществляющим трудовую деятельность в областях Крайнего Севера и тождественных им регионах, а также в иных ситуациях, зафиксированных в правовых нормах.

По условиям ст. 117 Трудового кодекса России, финансируемые дополнительные ежегодные отпуска положены сотрудникам, привлеченным к горным подземным работам и открытым работам в горных карьерах и разрезах. Полагаются они также тем, кто трудится в радиоактивных зонах и в других местах, не являющихся безопасными с точки зрения вредного действия на здоровье человека из-за биологических, физических, химических и других условий.

Наименьшую продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, которые сталкиваются с трудом в опасных и/или вредных условиях, определяет Правительство России, учитывая взгляды Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. Отвечает оно в том числе и на вопрос, как правильно оформить отпуск такого рода. По сей день в силе «Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день», который был утвержден Постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 25.10.1974 г. № 298/П-22.

Тем, кто трудится в регионах Крайнего Севера, полагаются дополнительные ежегодные отпуска длительностью 24 дня. Для тождественных им районов эта цифра составляет 16 дней. В других северных областях, где работают районный коэффициент и прибавка к зарплате в виде процента, – 8 календарных дней.

Дополнительный оплачиваемый отпуск длительностью 14 дней календаря дается людям, столкнувшимся с радиацией в связи с ядерными испытаниями на полигоне в Семипалатинске и получившим суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения свыше 25 сЗв (бэр). Такой же отпуск оформить необходимо для лиц, пострадавших от радиоактивного облучения во время Чернобыльской аварии. Оплата этих отпусков ведется с помощью ресурсов федерального бюджета.

Финансируемый ежегодный дополнительный отпуск выделяется сотрудникам с ненормированным рабочим временем. Длительность этого отдыха регулируется коллективным соглашением либо нормами внутреннего рабочего режима и не может быть меньше 3 дней календаря.

Для отдельных групп трудящихся дополнительные отпуска оговорены федеральными правовыми нормами, регулирующими их профессиональную жизнь. Как правило, в этих законодательных актах подобные отпуска положены за многолетний рабочий стаж. Для таких сотрудников предельный срок дополнительного отпуска – 15 календарных дней. Дают его в том случае, когда стаж превышает 20 лет.

Кроме того, дополнительный отпуск следует оформить за выслугу лет работникам таможни, судьям, учителям, сотрудникам, занятым в лесном хозяйстве и легкой промышленности. Видами таких отпусков могут быть:

дополнительный ежегодный отпуск с сохранением средней зарплаты, который дается студентам-заочникам в аспирантуре (30 календарных дней);
отпуск, не предусматривающий сохранение зарплаты;
отпуск по беременности и родам;
отпуск по уходу за ребенком;
отпуск работникам, усыновившим ребенка;
отпуск сотрудникам, которые совмещают трудовую деятельность и обучение;
отпуск с сохранением заработной платы, оформить который нужно тем, кто работает над диссертацией на соискание ученой степени кандидата либо доктора наук (3 или 6 месяцев соответственно).

Предоставление любого из перечисленных типов отпуска подразумевает под собой множество тонкостей, которые необходимо иметь в виду каждому начальнику.

Расторжение трудового договора согласно ТК РФ: шпаргалка для работодателей

6 правил, как грамотно оформить ежегодный отпуск работника

Финансируемый ежегодный базовый отпуск оформить нужно всем работникам, которые наняты по трудовому договору. Могут рассчитывать на базовый ежегодный отпуск (кроме штатного коллектива):

сотрудники, которые работает в организации по совместительству;
работники, принятые в фирму по срочному трудовому соглашению на срок до двух месяцев;
сезонный персонал.

Правило №1 : Оформление финансируемого ежегодного отпуска.

Директор не вправе лишать коллектив финансируемого базового отпуска на протяжении двух лет кряду. Об этом свидетельствует статья 124 Трудового кодекса России. При наличии согласия работника руководство может оформить отпуск, изменив даты, если отсутствие сотрудника негативно повлияет на функционирование компании. Однако такая перестановка должна осуществляться исключительно на следующий рабочий год.

Руководителю полагается сместить финансируемый ежегодный базовый отпуск на основании письменного заявления работника в том случае, если тот не был вовремя предупрежден о начале отдыха, либо если отпускные выплаты прошли с задержкой. Длительность ежегодного отпуска не связана с продолжительностью рабочего дня.

Можно оформить отпуск, разделив его на отдельные части по согласию сотрудника и начальства. Трудовой кодекс не устанавливает количество подобных частей, однако статья 125 говорит о том, что хотя бы одна из них должна длиться не менее 14 календарных дней. Специфические нормы, регулирующие срок перерыва между частями, отсутствуют.

Если между сотрудником и руководителем появилось согласие по поводу разбиения отпуска на части, свободные даты в обязательном порядке необходимо выделить и использовать в условленный период. Порой потребность в дроблении отпуска появляется в момент реализации программы отпусков. Потребоваться это может как работнику, так и начальнику. Тогда на первый план выходит компромисс действующих лиц.

Допустим, сотрудник пришел с просьбой оформить отпуск длительностью 5 дней (с понедельника по пятницу). Руководитель дал согласие выделить отпуск лишь на 7 дней (по воскресенье включительно). В данном варианте достичь компромисса не получилось, в связи с чем начальник может отказать подчиненному в его обращении.

Правило №2 : Сбор пакета документов.

Раз в году необходимо разрабатывать план отпусков (по условиям части 2 статьи 123 Трудового кодекса России). Существует возможность разбиения ежегодного отпуска. Например, сотрудник решил воспользоваться сразу 28 календарными днями отпуска, однако в схеме отпусков его отдых фрагментирован. Работник вправе сделать так, как ему хочется, известив начальство соответствующим заявлением на отпуск. В случае, когда отдых соответствует графику, составлять такой документ нет необходимости.

Выделение отпуска сотруднику подтверждается приказом (распоряжением) начальника компании по шаблонной форме № Т-6, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05 января 2004 г. В том случае, когда в отпуск отправляется группа подчиненных, целесообразнее применять форму № Т-6 а.

Основываясь на сведениях приказа о выделении отпуска, персонал соответствующих подразделений проводит калькуляцию отпускных средств согласно форме № Т-60 («Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»). Передняя сторона формы оформляется сотрудником отдела кадров, задняя – специалистом бухгалтерии. В персональную карточку подчиненного формы № Т-2 или № Т-2 ГС заносятся данные о выделенном отпуске с уточнением его типа (основной или бонусный). Оформить отпуск в табеле учета рабочего времени следует, проставив дни: ОТ (09) – базовый ежегодный отпуск, ОД (10) – бонусный отпуск.

Мнение эксперта

Изменение графика отпусков без уведомления работника может дорого обойтись

Лариса Науменко,

заместитель директора компании «Центр правового обслуживания», Москва

Оформить отпуск по графику отпусков будет идеальным вариантом. Иначе возможны неблагоприятные сценарии. Допустим, специалист подразделения по добыче нефти и газа отправился в отпуск по обговоренному плану с 1 августа. Пока он отдыхал, начальство оформляло акты о его отсутствии на рабочем месте. После возвращения из отпуска сотрудника лишили работы за прогулы. Как оказалось, другой подчиненный обратился к руководителю, попросив переставить сроки отпусков (его и упомянутого специалиста). Шеф согласился и переместил старт отпуска специалиста подразделения на 18 августа.

Ошибка компании . Фирма не известила специалиста о подвижках в плане отпусков и об отмене выделения отпуска с 1 августа. Хотя, чтобы оформить отпуск с перестановками в схеме, следует заручиться согласием всех сторон, а не одной. Плюс ко всему: в период отдыха начальство не сделало попытки уточнения у специалиста причин неявки на рабочее место.

Результат . По итогам судебного разбирательства специалиста вернули на работу. Компанию обязали выплатить заработок за период вынужденного прогула размером 1,2 млн руб. Помимо этого, дополнительно было выплачено 10 тыс. руб. за причинение морального вреда (согласно постановлению президиума суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 06 ноября 2015 года по делу № 44 Г-53/2015).

Рабочее время сотрудника: как организовать и контролировать

Правило №3 : Стаж в вопросе выделения ежегодного отпуска.

Возможность воспользоваться первым оплачиваемым базовым ежегодным отпуском и оформить его появляется у вновь прибывшего работника спустя полгода непрерывного труда. Однако начальство лишено возможности отказаться принять заявление о выделении досрочного авансового отпуска (если 6 месяцев еще не миновало) от ряда сотрудников . Этим правом могут воспользоваться:

женщины до декретного отпуска либо по его завершении (по материалам статьи 122 Трудового кодекса);
несовершеннолетние работники (статьи 122 и 267 ТК);
те, кто усыновили детей возрастом младше трех месяцев (статья 122);
мужья, супруги которых пребывают в декретном отпуске (ст. 123 ТК);
другие категории сотрудников по данным соответствующих нормативных документов (к примеру, жены военнослужащих).

Правило №4: Руководство должно верно подсчитывать стаж, чтобы оформить отпуск и определить основания для его предоставления сотруднику.

Перечень временных отрезков, которые необходимо учитывать при калькуляции стажа, указан в части 1 ст. 121 Трудового кодекса России. Среди таких периодов – промежуток, в течение которого работник в реальности не трудился, но по правовым нормам за ним оставалось рабочее место. В той же статье во второй части приведен список периодов, которые не учитываются при подсчете стажа. К ним также добавляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Правило №5: В простом варианте оплачиваемый ежегодный базовый отпуск оформить нужно, произведя подсчет в календарных днях.

Отдельным категориям работников отпуск необходимо выделять в рабочих днях. К ним относятся сотрудники, заключившие срочное трудовое соглашение на период менее двух месяцев, а также сезонный персонал. Оплачиваемый ежегодный базовый отпуск, исчисляемый в рабочих днях, положен и иным группам трудящихся (например, судьям). По условиям 120 и 139 статей Трудового кодекса России руководитель обязан перевести отпуск соответствующих подчиненных в календарные дни.

Правило №6 : Возмещение в случае отказа от оплачиваемого ежегодного базового отпуска – как оформить неиспользованный отпуск.

Как оформить компенсацию за отпуск, оставшийся без использования? Она начисляется исключительно при увольнении сотрудника. Однако руководство вправе (но не обязано) провести выплату работнику, продолжающему трудиться в компании. Относится это лишь к тому отрезку оплачиваемого ежегодного базового отпуска, который первышает 28 дней. Подобная ситуация обычно происходит при оформлении расширенных оплачиваемых ежегодных базовых отпусков.

Как оформить продление отпуска: общие правила

Оплачиваемый ежегодный отпуск на основании статьи 124 Трудового кодекса РФ должен быть продлен в следующих случаях:

когда сотрудник оказывается временно нетрудоспособен. Если болезнь настигает работника в момент отпуска, его расширяют на число дней болезни, совпавших с отдыхом. О сложившейся ситуации сотрудник обязан сообщить отделу кадров организации (можно по телефону), а по возобновлении работы – предъявить больничный лист;
когда сотрудник в момент финансируемого ежегодного отпуска несет государственные обязанности, которые предполагают уклонение от выполнения должностных работ (согласно статье 170 Трудового кодекса). Условием для увеличения отпуска выступают подобающие бумаги (например, вызовы, повестки и др.);
в иных ситуациях, оговоренных правовыми нормами и местным законодательством предприятия.

Отпуск увеличивается автоматом при предоставлении документации, отвечающей требованиям. Для гарантии верного расчета нелишним будет издание приказа об увеличении отпуска. Выплаты по увеличенному отпуску не делаются, так как сотрудник уже получил положенные деньги.

Как оформить больничный в отпуске? Допустим, сотруднику выделили в положенную очередь оплачиваемый отпуск длительностью 8 календарных дней (с 1 по 9 марта). Однако 10 марта работник сообщил кадровой службе о перенесенном заболевании в период с 4 по 9 марта, сказав, что больничный лист предъявит позже. Сотрудник попросил увеличить отпуск. Сколько времени будет добавлено? Праздничные выходные дни, попавшие на период основного или дополнительного ежегодных отпусков, не попадают в группу календарных дней (по условиям статьи 120 Трудового кодекса). Поэтому национальный праздничный день 8 марта к отпуску не относится. Как следствие, оформить отпуск необходимо, увеличив его на 5 дней, которые пришлись на время болезни сотрудника.

В реестре учета рабочего времени этот период после отпуска оформить нужно как НН (30), то есть невыход по невыясненной причине. По возвращению на рабочее место трудящийся обязан предъявить больничный лист. После его подачи делаются правки, а именно: дни болезни, совпавшие с днями отпуска, помечаются кодом Б (19), а написанные НН меняются на ОТ (09) – пребывание в отпуске.

Увольнение по собственному желанию: правила и «подводные камни»

Как оформить дополнительный отпуск в 2017 году

Дополнительный отпуск трудящемуся можно предоставить по ряду причин:

Выполнение должностных обязанностей во вредных условиях.

Среди групп сотрудников, которые могут рассчитывать на выделение им дополнительного отпуска, находятся работники, привлеченные к труду в пагубной для здоровья среде. Согласно условий ст. 209 нынешнего ТК вредными условиями труда считаются те, которые могут стать причиной болезни человека. Такими являются:

причастность к осуществлению труда в горах под землей;
участие в открытых горных работах, в том числе в карьерах и разрезах;
деятельность в радиоактивной зоне;
работа в условиях, оказывающих отрицательное влияние на самочувствие сотрудника из-за присутствия негативных показателей бактериологического, физического, химического или какого-либо другого вида.

Для установления возможных негативных влияний в зоне труда руководство обязано систематически (не менее одного раза в 5 лет) проводить проверку рабочих мест. Если по итогам подобной проверки оказывается, что труд на конкретном производстве ведется с присутствием отрицательных факторов 2-й, 3-й либо 4-й степеней, организация должна оформить дополнительный отпуск в 2017 году сотрудникам, задействованным на таких рабочих местах. Длительность финансируемого дополнительного отпуска по отрицательным факторам деятельности согласно условиям Трудового кодекса России насчитывает минимум 7 дней календаря. Реальная же продолжительность отпуска людей, задействованных в труде с неблагоприятными показателями окружающей среды, оговаривается рабочим соглашением между сотрудником и руководством.

Ненормированный трудовой график.

Отдельные сотрудники следуют своим должностным инструкциям по графику, не подразумевающему нормирования рабочего времени. Согласно условий ст. 101 нынешней редакции ТК РФ ненормированным трудовым днем считается специфический график работы наемного сотрудника. Его могут привлечь к исполнению своих обязанностей в любое время суток и в любой день недели. Деятельность работника по данной схеме подразумевает необходимость оформления дополнительного отпуска.

Наименьшая длительность оплачиваемого финансируемого дополнительного отпуска, оформить который положено работникам, действующим в условиях ненормированного рабочего времени, указана в ст. 119 ТК России и составляет минимум 3 полных календарных дня (стоит иметь в виду, что для всех госслужащих с 2016 года принята одинаковая длительность этого отпуска – 3 календарных дня). Кроме того, начальство вправе продлить дополнительный отпуск своим работникам, если в его распоряжении имеются необходимые денежные и организационные ресурсы.

Как оформить отпуск «за свой счет» работнику

Порой трудящемуся по частным причинам необходим внеплановый дополнительный отпуск. Предоставление нефинансируемого отпуска без сохранения заработка является правом руководства.

Как оформить отпуск без сохранения заработной платы?

Отпуск без содержания можно выделить сотруднику по его письменному обращению в связи с семейными обстоятельствами и иными уважительными причинами. Длительность отдыха предусматривается договором между руководством и подчиненным (часть 1 статьи 128 Трудового кодекса России).
При анализе заявок нужно рассмотреть перечисленные обстоятельства и поводы, создавшие необходимость в этом отпуске. Ведь потребность оформить отпуск без сохранения оплаты по условиям ч. 1 статьи 128 ТК РФ – это лишь право, а не обязанность руководителя. Он может и не дать согласия на предоставление отдыха.
В этом случае начальник обязан принимать во внимание не только основательность поводов, указанных сотрудником в заявлении, но и вероятность убытков компании в период отпуска за свой счет.
Уважительными причинами (в том числе семейными обстоятельствами) считаются конкретные явления и общественные потребности, появившиеся в частной жизни трудящегося. Руководство не вправе отправить подчиненного в отпуск без содержания по собственной инициативе.
По письменной заявке работника руководство вправе оформить отпуск без сохранения заработка.
Длительность отпуска без оплаты определяется договором участвующих лиц – сотрудника и руководителя.

Отдых для руководителя: мнения, идеи и советы директоров

Предоставление отпуска в обязательном порядке

В отдельных ситуациях выделение нефинансируемого отпуска становится обязательством начальства, прописанным в Трудовом кодексе России. В частности, к сотрудникам , которым руководитель должен оформить отпуск без содержания, относятся (по условиям статьи 128 кодекса):

трудящиеся, достигшие пенсионного возраста;
родители, а также супруги военнослужащих, умерших либо погибших по причине ранения, контузии или травмы, полученных за время прохождения службы, или из-за болезни, связанной с пребыванием на военной службе;
трудящиеся лица с ограниченными возможностями;
сотрудники при появлении на свет ребенка, свадьбе, кончине близких членов семьи.

Помимо указанных, в Трудовом кодексе России содержится информация о еще нескольких случаях , при наступлении которых начальство должно оформить отпуск без оплаты. К примеру, подобный отпуск полагается работникам, которые сочетают рабочую деятельность с учебной. Это относится как к вузам, так и заведениям среднего профобразования. На абитуриентов такое правило тоже распространяется.

ТК РФ и другие общегосударственные нормативные акты, а также коллективное соглашение компании порой оговаривают и иные случаи , при наступлении которых руководитель должен оформить отпуск без содержания. В ч. 2 ст. 173 Трудового кодекса России перечислены группы сотрудников, которым начальник должен оформить отпуск без содержания в связи с экзаменами в вузах и учебой в них. К ним относятся:

сотрудники, получившие допуск к вступительным испытаниям в вузы;
сотрудники, занятые на подготовительных отделениях вузов;
работники, проходящие обучение в высших учебных заведениях с государственной аккредитацией на дневном отделении и сочетающие учебную и рабочую деятельность.

Ч. 2 ст. 174 ТК сообщает о работниках, для которых обязательно оформление отпуска без содержания из-за поступления в заведения среднего профобразования и обучения в таковых. К таковым относятся:

сотрудники, получившие допуск к вступительным экзаменам в заведениях среднего профобразования с государственной аккредитацией;
сотрудники, обучающиеся в таких заведениях на дневном отделении и сочетающие рабочую деятельность с учебной, которые нуждаются в отпуске для того, чтобы пройти промежуточную аттестацию.

Отпуск без сохранения заработной платы в других федеральных законах

Согласно материалов п. 11 ст. 11 закона № 76-ФЗ от 27.05.1998 г. «О статусе военнослужащих» женам военнослужащих оформить отпуск без оплаты необходимо синхронно с отпуском мужа. В данной ситуации длительность отпуска семейной пары является по их желанию тождественной отпуску военнослужащих. Отрезок отпуска супруг военнослужащих, который превосходит длительность ежегодного отпуска по главному месту их трудовой деятельности, выделяется без оплаты. В такой ситуации ответить отказом на заявление о предоставлении неоплачиваемого отпуска без содержания начальник не вправе. Продолжительность подобного отпуска может составлять и один день, возможно оформить неделю отпуска, но есть ряд нюансов по поводу необходимого оформления. Длительность отпуска без финансирования в ситуации, когда руководство должно его обеспечить, прописана в федеральном законе, который регулирует подобный отпуск без оплаты.

Сроки обязательного отпуска без сохранения заработной платы

Документальное оформление отпуска без оплаты проходит следующие этапы:

Оформить отпуск без финансирования следует сотруднику после подачи заявления, в котором прописаны дата начала и длительность отпуска, а также поводы, создавшие необходимость в данном отпуске.
Одобрение руководства по поводу оформления подобного отпуска подтверждается постановлением (приказом) по образцу Т-6. С ним сотрудник должен ознакомиться, расписавшись в документе. В бумаге нужно упомянуть: ФИО сотрудника, повод для отпуска, начало и длительность отпуска.
Данные о выделенном отпуске отправляются в персональную карточку сотрудника (образец № Т-2) и таблицу подсчета служебного времени (образец № Т-12 либо Т-13). В реестре даты отпуска без оплаты помечают шифром «ДО» (если отпуск обеспечивается по согласию начальника). Если работник отправляется в отпуск по нормам текущих законов России, используется шифр «ОЗ».

Документально оформить отпуск таким образом необходимо при любой причине его наступления.

Делу – время, а потеха – по графику: всё об отпуске работника

Как оформить досрочный выход из отпуска: 7 правил

Ответ на вопрос, как оформить выход из отпуска, предполагает знание ряда моментов:

Вызвать работника из отпуска можно лишь с его одобрения (по материалам ч. 2 ст. 125 Трудового кодекса). Например, по производственным поводам (для работы со следами аварии, чтобы избежать простоя и др.). Правовые нормы не поясняют, как нужно засвидетельствовать достигнутую договоренность, однако будет нелишним воспроизвести это на бумаге.
Сотрудник может сообщить свое решение как на отдельном бланке (например, в запросе о возвращении из отпуска), так и в имеющемся документе.
В приказе о прерывании следует пометить, в какое время трудящийся получит возможность израсходовать остальной период отпуска.
По данным ст. 125 ТК, оставшиеся дни отпуска оформить начальник обязан в подходящие сотруднику даты в текущем рабочем году или добавить к отпуску в следующем.
В случае, когда сотрудник не готов к отзыву из отпуска, руководитель не может применять дисциплинарные санкции. П. 37 Пленума Верховного Суда РФ № 2 «О применении судами РФ ТК РФ» от 17.03.2004 г. свидетельствует, что начальник может до истечения срока вернуть работника из отпуска лишь с его разрешения, но отрицательный ответ сотрудника (вне зависимости от причин) по поводу исполнения подобного приказа до окончания отпуска запрещено относить к пренебрежению рабочей дисциплиной.
Нельзя вызывать из отпуска несовершеннолетних сотрудников, работниц в положении и членов коллектива, связанных с деятельностью в неблагоприятной или вредной среде (по условиям части 3 статьи 125 Трудового кодекса).
Вызывая сотрудника на работу, руководитель должен продумать ситуацию с выделенными отпускными финансами. Чтобы бухгалтеры могли включить эти деньги в состав зарплаты за прошедший период, нужно внести в приказ об отзыве информацию о перерасчете оплаты.

Мнение эксперта

3 правила, чтобы не пришлось вызывать сотрудника из отпуска

Ольга Огородникова,

директор дивизиона продаж ЗАО «Татпроф», Набережные Челны

Дабы не появлялись трудности с исполнением насущных рабочих обязанностей во время отпусков и не возникало надобности отзывать работников, во-первых, следует загодя продумывать план того, как оформить очередные отпуска. Допустим, у нас на фирме он составляется в ноябре. План просчитан так, чтобы не оставалось без надзора руководство бизнес-процессом, неважно, производство это, продажи или общее управление каким-то вопросом. Поначалу планы прорабатываются в отделах; начальники обязаны проследить, чтобы отпуска не навредили исполнению заданий в нормальном ритме. После этого кадровая служба составляет общий план, а затем следит за систематичностью отпусков и количеством израсходованных дней.

Во-вторых , есть возможность оформить отпуск не весь целиком, а частями. Допустим, у нас работники отправляются в отпуск дважды в год сроком в две недели. У вас может быть иначе, но помните, что один отрезок ежегодного отпуска в обязательном порядке должен составлять минимум две недели (соответственно материалам ст. 125 ТК РФ).

В-третьих , необходимо твердо прорабатывать все движения. У нас на фирме сотрудники обеспечены четкими алгоритмами действий, что дает возможность держать процессы под абсолютным контролем в случае отсутствия какого-либо члена коллектива. Помимо этого, начальник отдела кадров и руководители подразделений сообщают заранее, какого рода функциональные и линейные замены могут понадобиться. К примеру, директор службы обеспечения может оформить отпуск только в том случае, когда на работе присутствуют главы направлений, а один из них становится исполняющим обязанности руководителя службы целиком. Все нюансы задокументированы в алгоритмах действий.

Отпуск по беременности: как его должен оформить работодатель

Как оформить отпуск с последующим увольнением и кому его можно дать

Согласно ТК РФ, руководитель имеет право обеспечить работнику отпуск с последующим расчетом. Выделение подобного отпуска – право, но не обязанность начальства. Если руководство не дает сотруднику отпуска с будущим отчислением из штата, оно обязано предоставить денежное возмещение за все неизрасходованные отпуска.

Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением:

Работник должен составить заявку с прошением о расчете и выделении отпуска.
После этого руководство примет решение, предоставлять ли отпуск с будущим освобождением от должности либо отказать в просьбе. Работник, который подал прошение об отпуске с будущим расчетом по личной инициативе, имеет право вернуть свое заявление. Однако поступить так ему разрешено до старта отпуска и лишь в том случае, если на его должность пока не позвали в порядке перевода другого работника.
В случае, когда руководство приняло решение оформить увольнение в отпуске, на основе заявления составляется приказ о предоставлении. Шаблон документа организация вправе создать автономно (однако следует проверить, чтобы бумага включала все необходимые реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ от 06 декабря 2011 г.). Можно воспользоваться стандартными формами, тогда будут нужны два приказа: на отпуск по форме № Т-6 (Т-6 а) и на увольнение № Т-8 (Т-8 а). Документа, объединяющего оба события, в распоряжении Госкомстата № 1 от 5 января 2004 года нет.
Для обеспечения отпуска с будущим освобождением от должности по договоренности сотрудника с руководством расчетные операции и выдача трудовой книжки происходят накануне начала отпуска. Моментом увольнения из штата следует оформить день отпуска, который является последним (по материалам ч. 2 ст. 127 ТК России). Таким образом, отправляясь в отпуск с последующим расчетом, сотрудник сразу забирает бумаги, свидетельствующие о принятом расторжении трудового соглашения.

Как оплачивать отпуск перед увольнением

Оформить отпуск с будущим расчетом нужно согласно дней положенного за целый год времени отпуска вне зависимости от длительности фактического сотрудничества. Но внести оплату в подобном случае необходимо лишь за те дни, которые требовали бы материального возмещения в случае увольнения.

Допустим, сотрудник в 2016 году проработал 2 месяца. Руководство согласилось оформить отпуск с будущим отчислением из штата. Отпуск в данном случае может составить 28 дней. Однако при расчете денежные средства будут получены соразмерно отдыху за 2 месяца. Если работник воспользовался оплачиваемым отпуском до этого, а отработать положенное время не смог, при расчете следует изъять из его заработка величину, равную неотработанным дням отпуска. Соответствующие комментарии содержатся в письме Роструда № 5277-6-1 от 24 декабря 2007 года.

Как внести запись в трудовую книжку

Днем расчета будет считаться заключительный день отпуска. Согласно этой дате вносятся сведения об увольнении (разрыве соглашения) в трудовую книжку. Пометки о расчете (разрыве соглашения) вносятся с обозначением причины расторжения трудового договора (к примеру – по договоренности сторон). Моменты, относящиеся к выделению отпуска с будущим расчетом, в трудовой книжке не отображаются. Все документы руководство обязано вернуть сотруднику в заключительный день его трудовой деятельности, то есть в тот, который предваряет первый день отпуска. При выдаче трудовой книжки работник обязан поставить роспись в личной карточке и в журнале учета движения трудовых книжек (согласно пункту 41 постановления Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года).

Какие еще документы необходимо выдать при увольнении

Согласно письменному заявлению сотрудника, ему следует предоставить заверенные копии бумаг, относящихся к трудовой деятельности (по условиям части 4 статьи 84.1 Трудового кодекса). К ним относятся:

справка для начисления пособий. При расчете сотруднику необходимо предоставить справку о количестве заработной платы за 2 календарных года, которые предшествовали году расторжения трудового договора. Вид справки и регламент ее предоставления разъяснены приказом Минтруда РФ № 182 н от 30 апреля 2013 года;
справка 2-НДФЛ. Бухгалтерия должна предоставить сведения о полученных сотрудником суммах заработка и отчисленных суммах налога по форме 2-НДФЛ. Однако делается это лишь на основании письменной заявки трудящегося (по информации пункта 3 статьи 230 Налогового кодекса России). Если при составлении расчетных бумаг сотрудник не попросил такой документ, его можно не готовить.

Как оформить декретный отпуск: новшества 2017 года

В правовых нормах, регулирующих трудовые отношения, не зафиксировано понятие «декретный отпуск». Однако данное выражение закрепилось в терминологии работников кадровых служб. Декретным считается отпуск по беременности и родам. Право на такой отпуск и связанные с ним денежные выплаты по схеме социального страхования закреплены статьей 255 ТК России. Порядок выделения отпуска по беременности и родам (то есть декретного отпуска) в 2016 году не меняется. Такой отпуск оформить полагается работницам, подавшим заявку и приложившим к ней больничный лист.

Продолжительность декретного отпуска связана с нюансами течения беременности и показателями сложности родов. Она составляет:

при беременности одним ребенком без осложнений – 140 дней (70 дней до момента родов и 70 дней после него);
при беременности многоплодной – 194 дня (84 до и 110 после);
при родах, отягченных сложностями, – 156 дней (70 до и 86 после).

Длительность отпуска по беременности и родам не связана с количеством дней, уже учтенных до рождения ребенка. В случае, если женщина рожает раньше установленной врачом даты, оформить отпуск надлежит без сокращения его длительности. Кроме того, по желанию сотрудницы отпуск может начинаться позже указанной в больничном листе даты. Однако завершить его позже прописанных рамок нельзя.

Как оформить декретный отпуск

Не всегда кадровые специалисты обращают внимание на верность составления заявки о его предоставлении, хотя схема подобного обращения понятна и строится по стандартам. Чтобы оформить отпуск, необходимо:

перечислить реквизиты организации;
составить список всех прилагаемых бумаг (справки из женской консультации, листка нетрудоспособности и др.);
в свободной форме сообщить о потребности в выделении отпуска с установлением пособия.

Чтобы оформить отпуск, сотруднице следует обозначить временные границы своего отсутствия, а также поставить на заявлении свою подпись.

Получаем от сотрудницы заявление

Помимо листка нетрудоспособности, для оформления декретного отпуска нужна заявка от сотрудницы. Общепринятый образец документа отсутствует, его подают в свободной письменной форме. Обычно заявление заключает в себе прошение о выделении отпуска и предоставлении пособия по беременности и родам. Чтобы оформить отпуск, в документе следует перечислить обязательные сведения , то есть:

название компании и личные данные начальника;
фамилию, имя, отчество сотрудницы без сокращений;
паспортные данные;
информацию о месте регистрации (согласно данным паспорта);
данные о фактическом месте жительства;
прошение о выделении отпуска по беременности и родам, его сроки;
запрос на предоставление пособия с уточнением его типа;
способы выплаты денежных средств.

Кроме того, в документ должны быть включены данные о реквизитах счета для начисления пособия, сведения о больничном листе (номер и дата выдачи), подпись сотрудницы с расшифровкой, а также дата составления заявки. Чтобы оформить отпуск, документ следует зарегистрировать. Руководитель после получения ставит на нем резолюцию.

Издаем приказ о предоставлении отпуска

Руководству следует знать, как оформить приказ на отпуск по беременности и родам. Делается это на основе больничного листа и заявления работницы. В этом случае позволено взять стандартную форму № Т-6 либо создать автономную.

В приказе отражают:

название фирмы;
дату и порядковый номер документа;
личные данные сотрудницы;
ее номер по табелю;
структурный отдел;
позицию в компании;
тип отпуска и повод к его выделению;
длительность отпуска, его временные границы.

Приказ заверяется подписью начальника учреждения. Сотрудницу следует ознакомить с приказом под роспись и пометить дату ознакомления. После выполнения приказа добавляется отметка о его отправке в дело.

Ежегодный отпуск директора, или Как проводят лето управленцы

Директор хочет отдохнуть! Как оформить отпуск главного управленца

Неопытных специалистов отдела кадров нередко вгоняет в ступор ситуация, когда директор уходит в отпуск. Как оформить необходимые документы? Начальник компании ответственен за главные направления работы с коллективом. Среди них – документация, связанная с выделением сотрудникам отпусков. Как следует поступить в случае отдыха самого руководителя? На чье имя он составляет заявку? Кто вправе предоставить ему отпуск? Как задокументировать отпуск начальника?

Нужно ли директору писать заявление об отпуске?

Существуют два варианта оформления отпуска руководителя:

чтобы оформить отпуск, он обязан составить заявку на выделение отпуска;
заявление руководителя не требуется.

На чем остановить выбор? Это связано со сведениями, включенными в устав компании. Вопрос о том, как оформить отпуск руководителю, может оговариваться на общем собрании совладельцев фирмы. Если подобные нормы включены в устав, начальник обязан подать заявку на имя председателя общего собрания или собранию в совокупности. В документе директор уточняет, в какое время и какой длительности предполагается отсутствие. После этого запрос решается в ходе общего собрания. Как правило, там же рассматривают вопрос, связанный с замещением должности руководителя на срок его отсутствия.

В случае, когда ни в уставе, ни в иной внутренней документации компании таких норм не встречается, начальник вправе самостоятельно определять время своего отсутствия. Отпуск директора следует внести в план отпусков. В таком варианте заявка на отпуск не нужна. Начальника следует известить под роспись о начале его отпуска минимум за 2 недели (согласно статье 123 Трудового кодекса России).

Кто должен предупреждать о начале отпуска по графику отпусков?

Сообщения членам коллектива о начале отпуска передаются, как правило, за подписью руководителя. Однако ситуация извещения директором компании об отпуске самого себя абсурдна. В связи с этим сообщение для начальника вправе подготовить руководитель отдела кадров либо иной работник, отвечающий за оформление отпусков в организации. Отступления от правовых норм в этом варианте нет, потому что ст. 123 ТК РФ не указывает дословно, кто уполномочен уведомлять сотрудников.
Оформить отпуск руководителя возможно и без созыва общего собрания, ведь это длительный и сложный процесс. Действующим лицам либо совладельцам необходимо набрать кворум (нужное число присутствующих) для вынесения решения, разобрать вопрос, определиться с выводами, запротоколировать ход собрания. Дабы избежать лишних временных затрат, благоразумнее отдать на волю руководителя решение о его отпуске. Для этого нужно внести в устав сведения о соответствующих полномочиях начальника.

Оформляем необходимые приказы

Для выделения различных отпусков следует применять стандартизированные формы документов о разрешении уйти в отпуск – № Т-6 и Т-6 а. Руководитель в данном случае не является исключением: его отпуск оформить следует согласно общепринятым документам. Вопрос о том, кто обязан поставить свою подпись на бланке, должен быть решен, исходя из алгоритма предоставления отпуска руководителю:

Если вопрос решается общим собранием, документ вправе заверить глава собрания либо иное лицо, обладающее соответствующими полномочиями.
В случае, если вердикт об отправлении в отпуск начальник выносит автономно, он самостоятельно подписывает бумаги и расписывается в поле для ознакомления.

До начала отпуска директора принимается решение о том, кто во время отсутствия примет на себя его полномочия. Как правило, такая задача ложится на плечи заместителя руководителя, в чьи должностные обязанности (согласно трудового соглашения) это включено. Однако нередки варианты, когда у начальника отсутствуют заместители. В этом случае он готовит документ о временной передаче своих полномочий конкретному работнику и определяет ему бонусную выплату за совмещение.

Как отозвать директора из отпуска?

Такая проблема в правовых нормах не прописана, в связи с чем следует пользоваться общими правилами, которые указаны в ТК в статье 125:

Постановление о вызове руководителя из отпуска можно разработать на заседании общего собрания, подтвердить протоколом и составленным на его основе приказом. Следует помнить, что начальник (как и любой другой сотрудник) обязан предоставить письменное согласие на досрочное завершение отпуска (согласно статье 125 Трудового кодекса России).
Нередко руководитель, даже пребывая в отпуске, владеет полноценной информацией о делах компании. При необходимости он может по собственному желанию прервать отпуск, чтобы вернуться к должности. Безусловно, вызовом из отпуска это не считается, так как начальник не вправе отозвать из отпуска самого себя. Однако в реальности подобный ход событий зачастую является отзывом. В таком варианте начальник оформляет приказ о преждевременном прекращении отпуска. На основе этого документа сотрудник кадровой службы подсчитывает число пропущенных дней отпуска, а потом заносит уточнения в его личную карточку формы № Т-2 и план отпусков.

Информация об экспертах

Лариса Науменко , заместитель директора компании «Центр правового обслуживания», Москва. Лариса Науменко окончила Башкирский государственный университет по специальности «юриспруденция», МГГУ им. М.А. Шолохова по специальности «иностранный язык». Карьеру юриста начала в 2006 году. Специализируется на налоговом, корпоративном и трудовом праве. Владеет английским и немецким языками. ООО «Центр правового обслуживания». Сфера деятельности: юридические услуги. Численность персонала: 16. Годовой оборот: 20,9 млн руб. (в 2015 году). Основные клиенты: компании «Натура Сиберика» «Планета органика», «Роутек Лимитед», «Юнико Лоджистик Рус», холдинг «Даймонд».

Ольга Огородникова , директор дивизиона продаж ЗАО «Татпроф», Набережные Челны. «Татпроф». Сфера: производство алюминиевого профиля методом экструзии. Форма организации: ЗАО. Территория: производство и управляющая компания в Набережных Челнах, представительство в Санкт-Петербурге. Численность персонала: 800. Годовой оборот: производство алюминиевого профиля в объеме 19 тыс. т.

Процедура оформления отпуска работнику включает расчет продолжительности выходного периода в днях, подготовку обязательных кадровых документов и определение суммы к выплате. Различия возникают по видам отпусков. В этой статье рассмотрены нюансы оформления у работодателя ежегодных очередных отпусков.

Как оформить отпуск по закону

Согласно ст. 122 ТК сотрудники предприятия имеют право на оплачиваемый ежегодный отпуск , использовать который можно по своему усмотрению. Общая продолжительность такого выходного периода составляет 28 календарных дней (ст. 115). Отдельным категориям работников длительность отпуска может быть изменена. К примеру, это:

Сотрудники-инвалиды или проживающие в стационарах и достигшие пожилого возраста – минимум 30 д.
Сотрудники возрастом до 18 лет – минимум 31 д.
Сотрудники-срочники при заключении трудовых договоров на период до 2 мес. – за каждый месяц трудовой занятости полагается 2 дня отпуска. Это же правило касается сезонных работников.
Сотрудники, занятые на педагогической работе, – 42-56 д.

Чтобы понять, как грамотно оформить отпуск, необходимо знать, уходит человек отдыхать запланировано или нет. В первом случае сроки и очередность отпускных периодов закрепляются в графике отпусков, который каждая компания должна составлять в обязательном порядке. Во втором – требуется письменное составление сотрудником соответствующего заявления.

Оформление отпуска – необходимые документы:

График отпусков формы Т-7 – разрабатывается на будущий календарный год не позже, чем за 2 недели до его начала. При определении отпускных периодов следует учитывать отраслевую специфику и мнение работников, а составленный документ доводится до сведения персонала.
Приказ на утверждение отпуска – выпускается по одной из форм Т-6 или Т-6а . Обязательно следует отразить сведения о стаже сотрудника, начале/окончании отпуска.
Записка-расчет по форме Т-60 – используется для определения суммы отпускных в целях расчетов с работниками.

Дополнительно вносятся записи в личные карточки формы Т-2 и по факту нахождения отпуска в табеля учета рабочего времени с кодами ОТ/09. При изменении условий использования выходных дней могут применяться Приказ о продлении периода отпуска, Приказ об отзыве сотрудника, Приказ о переносе сроков отпуска.

Важно! По общим правилам физлица, работающие в организации первый год, вправе воспользоваться отпускными привилегиями через полгода непрерывной занятости (ст. 122 ч. 2 ТК), а по соглашению с работодателем и ранее обозначенного срока. При этом основанием для оформления отпуска является заявление сотрудника, а начиная со второго года работы, очередность будет определяться согласно единому графику.

Порядок расчета отпускных сумм

Для точного расчета полагающихся работнику отпускных понадобится составление специальной формы Т-60, где отражаются данные на сотрудника, периоды начала/окончания отпуска, расчетный период, учитываемый совокупный и средний заработок, суммы начислений и удержаний, выплачиваемая «на руки» величина.

Алгоритм определения отпускных состоит из вычисления среднедневного или среднечасового заработка, при этом в расчет берется зарплата за 12 месяцев, предшествующих месяцу наступления отпуска. Исключается время болезни, простоев, декретных и пр. Если период выработан полностью, формула включает специальный коэффициент 29,3 (ст. 139 ТК). Если же период выработан не полностью, применяется формула:

Среднедневная зарплата = Общая сумма зарплаты за период / (29,3 х Количество полностью выработанных месяцев + Число дней в не полностью выработанных месяцах).

Внимание! При оформлении отпусков предприятия могут применять готовые унифицированные формы согласно Постановлению № 1 от 05.01.04 г. или же разработать собственные документы с обязательным отражением необходимых реквизитов и утверждением бланков руководителем.